Guide d'utilisation

Bienvenue sur Nava

Ce guide vous explique comment utiliser le back-office Nava au quotidien — de la première connexion jusqu'à la gestion de votre équipe. Suivez les étapes dans l'ordre ou naviguez directement vers la section dont vous avez besoin.

Prise en main de l'application Nava

Suivez un utilisateur sur l'ensemble du parcours d'onboarding et sa première réservation de test.

1. Connexion et accès

Se connecter et accéder à son espace

Connexion Choisissez votre espace restaurant Se déconnecter

Étapes

  1. Ouvrir Nava sur la page de connexion.
  2. Saisir votre adresse email dans le champ Email.
  3. Saisir votre mot de passe dans le champ Mot de passe.
  4. Cliquer sur Se connecter.
  5. Si l'écran Choisissez votre espace restaurant apparaît, cliquer sur Ouvrir cet espace en face du bon restaurant.
  6. Vérifier dans la sidebar que le bon espace et les bons menus sont chargés.
  7. Pour fermer la session, cliquer sur Se déconnecter dans la sidebar.

Vous devriez voir

  • Un écran Connexion avec les champs Email et Mot de passe.
  • Si vous gérez plusieurs restaurants, un écran Choisissez votre espace restaurant.
  • Une fois connecté, le bouton Se déconnecter en bas de la colonne de gauche.

Points d'attention

  • La sélection d'espace est normale si votre compte gère plusieurs restaurants.
  • En tant que manager, vous avez accès à plus d'entrées que les employés, notamment Utilisateurs et Base de connaissance.
2. Première configuration

Configurer le restaurant lors de la prise en main initiale

L'onboarding se présente comme un assistant en 5 étapes, avec un bouton Commencer puis Enregistrer et continuer à chaque étape.

Étape 0 — Introduction

  1. Sur l'écran Configuration de votre restaurant, lisez le résumé des 5 étapes.
  2. Cliquer sur Commencer pour entrer dans le wizard.
  3. Le bouton Reprendre plus tard vous permet de revenir au back-office sans terminer immédiatement.

Étape 1 — Identité du restaurant

Vous devriez voir un écran intitulé Parlez-nous de votre restaurant.

  1. Renseigner le Nom commercial du restaurant.
  2. Renseigner l'Adresse.
  3. Saisir le Téléphone du restaurant.
  4. Choisir le Fuseau horaire.
  5. Cliquer sur Enregistrer et continuer.

Étape 2 — Horaires d'ouverture

  1. Activer les jours où le restaurant est ouvert.
  2. Pour chaque jour ouvert, définir au moins une plage horaire de début et de fin.
  3. Si besoin, cliquer sur + Ajouter une 2e plage pour gérer une coupure midi/soir.
  4. Cliquer sur Enregistrer et continuer.

Étape 3 — Services

  1. Créer ou ajuster les services visibles, par exemple Déjeuner et Dîner.
  2. Pour chaque service, vérifier le Nom, le Début, la Fin et le statut Actif.
  3. Utiliser + Ajouter un service pour créer un nouveau créneau.
  4. Cliquer sur Enregistrer et continuer.

Étape 4 — Tables

  1. Utiliser l'encart Ajout rapide pour générer un premier parc de tables en masse.
  2. Définir le Préfixe, le Nombre et la Capacité par défaut, puis cliquer sur Générer.
  3. Corriger ensuite chaque ligne si besoin.
  4. Si nécessaire, cliquer sur + Ajouter une table manuellement.
  5. Cliquer sur Enregistrer et continuer.

Étape 5 — Canaux et automatisations

  1. Vérifier le statut Page de réservation active.
  2. Si le canal web doit être utilisé, activer le toggle correspondant.
  3. Copier le lien public ou le code iframe selon le besoin.
  4. Cliquer sur Terminer la configuration.

Bonnes pratiques

  • Ne cherchez pas à rendre l'onboarding parfait au premier passage — les réglages peuvent être modifiés à tout moment depuis les paramètres.
  • Pour démarrer, l'essentiel est d'avoir un restaurant identifié, des horaires cohérents, au moins un service actif et des tables configurées.
3. Dashboard

Lire l'activité du jour et repérer les priorités

Aujourd'hui Demain Semaine Rafraîchir + Nouvelle réservation

Comment utiliser l'écran

  1. Ouvrir Dashboard dans la sidebar.
  2. Choisir la vue Aujourd'hui, Demain ou Semaine.
  3. Lire les indicateurs : Réservations confirmées, Appels traités, No-shows, Confirmations en attente.
  4. Vérifier le bloc Niveau de charge pour comprendre l'occupation des tables.
  5. Contrôler la Vision du service pour comparer midi et soir.
  6. Utiliser Voir les demandes si des rappels ou opportunités sont signalés.
  7. Utiliser Ouvrir le planning pour basculer directement sur le jour concerné.

Vous devriez voir

  • Des cartes de volume indiquant la charge opérationnelle immédiate.
  • Un statut de charge : Ouvert, Limité ou Pause.
  • Un flux Activité récente avec les derniers appels, annulations et nouvelles réservations.
  • Un rappel d'onboarding si la configuration n'est pas totalement terminée.
4. Réservations

Créer, suivre et gérer les réservations

L'écran Réservations est le centre opérationnel du service. Il combine filtres, vues, cartes de réservation et accès à une fiche détaillée avec toutes les actions disponibles.

1. Consulter la liste

  1. Ouvrir Réservations dans la sidebar.
  2. Utiliser les filtres de période : Tous, Aujourd'hui, Demain, Personnalisée.
  3. Changer de mode d'affichage si besoin : Liste, Planning, Tables.
  4. Filtrer par service : Tous, Déjeuner, Dîner.
  5. Utiliser les filtres rapides : Urgent, À confirmer, Non confirmé, Notes, No-show.

Vous devriez voir une liste de cartes indiquant l'heure, le nom du client, le nombre de couverts, la table assignée, le statut et la source.

2. Créer une réservation

  1. Cliquer sur + Nouvelle réservation.
  2. Renseigner les informations client et le créneau demandé.
  3. Vérifier la date, l'heure, le nombre de couverts et les notes éventuelles.
  4. Valider la création depuis le formulaire.

Vous devriez voir la réservation apparaître immédiatement dans la liste du bon service.

3. Gérer une réservation depuis la liste

  1. Sur une carte de réservation, utiliser Marquer arrivée quand le client est sur place.
  2. Utiliser Marquer no-show lorsqu'il ne se présente pas.
  3. Ouvrir la fiche de détail via le lien d'édition disponible sur la réservation.

4. Modifier, annuler, réassigner ou replanifier

Les actions détaillées se trouvent dans le bloc Actions opérationnelles de la fiche de réservation.

  1. Ouvrir la fiche d'une réservation.
  2. Vous devriez voir les informations principales : client, téléphone, date, heure, taille du groupe, table assignée.
  3. Pour annuler, utiliser Annuler la réservation puis confirmer.
  4. Pour marquer l'arrivée, le no-show ou la fin de service, utiliser les boutons d'état correspondants.
  5. Pour changer de table, utiliser Réassigner la table, sélectionner la nouvelle table, puis valider.
  6. Pour changer de créneau, utiliser Replanifier, saisir la nouvelle date et heure, puis enregistrer.

5. Gérer un conflit de créneau

  1. Si un horaire est indisponible, vous devriez voir un message d'indisponibilité s'afficher.
  2. Nava peut proposer des créneaux alternatifs directement cliquables dans la fiche.
  3. Choisir l'alternative la plus proche du besoin du client pour conserver la réservation.
5. Planning et blocs

Piloter la journée, la semaine et les indisponibilités

Jour Semaine Aujourd'hui Nouveau bloc

Consulter le planning

  1. Ouvrir Planning dans la sidebar.
  2. Choisir Jour pour voir l'affectation détaillée par table.
  3. Choisir Semaine pour une lecture macro de la charge.
  4. Utiliser le filtre de service : Tous, Déjeuner ou Dîner.

Vous devriez voir les indicateurs : Réservations, Couverts, À assigner, Conflits, Blocs actifs.

Créer ou modifier un bloc

  1. Cliquer sur Nouveau bloc.
  2. Choisir le type : Nouveau bloc table ou Nouveau bloc horaire.
  3. Renseigner les champs : Début, Fin et Motif.
  4. Valider avec Créer un bloc table ou Créer un bloc horaire.
  5. Pour modifier un bloc existant, l'ouvrir puis utiliser Modifier le bloc.

Lire une réservation sur plusieurs tables

  1. Dans la vue Jour, une réservation peut apparaître sur plusieurs lignes de tables si elle utilise un combo.
  2. Repérer le badge Combo sur les cartes concernées.
  3. Comprendre qu'il s'agit d'une seule réservation, simplement affichée sur chaque table physique occupée.
  4. Ouvrir n'importe quelle carte du groupe pour consulter la fiche complète de la même réservation.

Exemple : un groupe de 4 personnes peut apparaître sur Table 4 et Table 5 si le combo Table 4 + Table 5 a été utilisé.

Bon réflexe avec les combos

  • Si une table d'un combo est occupée, bloquée ou indisponible, le combo complet n'est plus utilisable.
  • Le drag and drop dans le planning sert à déplacer un horaire, pas à redéfinir quels combos sont autorisés.
  • Pour changer les tables qui peuvent s'assembler, retournez dans Tables.
6. Liste d'attente

Traiter les demandes de réservation non encore confirmées

Traiter maintenant + Nouvelle demande Convertir Appeler

1. Comprendre l'écran

  1. Ouvrir Liste d'attente depuis la sidebar.
  2. Lire le bandeau d'urgence si des clients sont à rappeler immédiatement.
  3. Utiliser les onglets : Ouvertes, À rappeler, Imminentes, Aujourd'hui, Demain, Clôturées.

Vous devriez voir les indicateurs : volume en attente, rappels, demandes imminentes et couverts concernés.

2. Traiter une demande

  1. Repérer une carte dans À rappeler maintenant ou Ouvertes.
  2. Lire le nom du client, la date et heure demandées, la taille du groupe et la note.
  3. Cliquer sur Appeler si un rappel humain est nécessaire.
  4. Cliquer sur Convertir pour transformer la demande en réservation confirmée.

3. Créer une demande manuellement

  1. Cliquer sur + Nouvelle demande.
  2. Renseigner les informations du client, la date, l'heure souhaitée, le nombre de couverts et la note éventuelle.
  3. Enregistrer la demande pour qu'elle entre dans les files de traitement.

Conseil

Consultez cet écran plusieurs fois par jour. Il sert à éviter la perte de réservations sur des demandes non encore traitées.

7. Clients

Retrouver l'historique et le contexte avant service

Étapes

  1. Ouvrir Clients dans la sidebar.
  2. Parcourir la liste pour identifier le client recherché.
  3. Cliquer sur un client pour ouvrir sa fiche détaillée.
  4. Lire les indicateurs historiques avant de gérer son accueil.
  5. Ajouter ou mettre à jour une note si la fiche le permet.

Vous devriez voir

  • Une liste paginée avec téléphone, volume de réservations, appels, no-shows et annulations.
  • Une zone de détail dédiée au client sélectionné, affichée sur la droite.
8. Communications

Suivre les SMS et emails envoyés aux clients

Consulter les communications

  1. Ouvrir Communications dans la sidebar.
  2. Vous devriez voir les indicateurs : Total, Prévu, Envoyé, Délivré, Échec.
  3. Filtrer par canal, type, statut et plage de dates.
  4. Ouvrir le lien Voir la réservation pour accéder au dossier concerné.
  5. Utiliser Renvoyer si un message doit être rejoué manuellement.

Rappels automatiques

  1. Repérer la zone Rappels automatiques.
  2. Contrôler l'état des rappels SMS ou Email J-1 et SMS ou Email H-2.
  3. En cas d'échec répété, lire le détail de l'erreur affiché sous le message.
9. Tables

Maintenir un plan de salle exploitable

Plan Tableau Ajouter une table Cr?er un combo Modifier la table

1. Ajouter une table

  1. Ouvrir Tables dans la sidebar.
  2. La vue par défaut est la vue Plan, qui sert à organiser physiquement la salle.
  3. Cliquer sur Ajouter une table.
  4. Renseigner le nom, la capacité et la salle ou le floor concerné.
  5. Positionner ensuite la table sur le plan si nécessaire.

2. Modifier une table sur le plan

  1. Faire un premier clic sur une table pour la sélectionner.
  2. Les poignées de redimensionnement apparaissent alors autour de la table.
  3. Utiliser le bouton Modifier la table en haut, ou cliquer une deuxième fois sur la même table, pour ouvrir le modal de détail.
  4. Dans ce modal, ajuster la capacité, la couleur et la forme.

3. Comprendre ce qu'est un combo

  • Un combo définit plusieurs tables qui peuvent être utilisées ensemble pour une seule réservation.
  • Ce n'est pas une nouvelle table physique : c'est une règle métier qui dit quelles tables peuvent être assemblées.
  • Exemple : Table 4 + Table 5 peut servir pour un groupe de 4 si chaque table a une capacité de 2.
  • Quand Nava assigne un combo, la réservation occupe toutes les tables membres du combo.

4. Créer un combo depuis la vue Plan

  1. Cliquer sur Créer un combo.
  2. Entrer en mode de sélection, puis toucher ou cliquer les tables à regrouper.
  3. Choisir uniquement des tables de la même salle ou du même étage.
  4. Cliquer sur Valider le combo pour ouvrir le modal.
  5. Dans le modal, confirmer le nom, la capacité et l'état Actif.

5. Gérer les combos en vue Tableau

  1. Passer en vue Tableau si vous voulez travailler table par table.
  2. Lire la colonne Merges possibles pour voir les combos auxquels chaque table appartient.
  3. Utiliser Créer un merge sur une ligne pour partir de cette table et construire un nouveau combo.
  4. Utiliser Modifier sur un combo existant pour changer son nom, sa capacité ou ses tables membres.

6. Ce que Nava fait ensuite en service

  • Si une table simple suffit, Nava la privilégie avant d'utiliser un combo plus large.
  • Si le nombre de couverts dépasse la capacité d'une table seule, Nava peut utiliser automatiquement un combo autorisé.
  • Si une seule table du combo est bloquée, réservée ou indisponible, le combo complet n'est plus disponible.
  • Dans le planning, une réservation sur combo s'affiche sur chaque ligne de table occupée avec un badge Combo.

7. Désactiver une table

  1. Repérer la table concernée dans la vue Tableau.
  2. Cliquer sur Désactiver.
  3. Vérifier qu'elle n'est plus prise en compte dans le calcul de capacité ni dans les combos actifs utilisables.

Préférez la désactivation à la suppression si la table a déjà un historique d'usage.

10. Paramètres du restaurant

Mettre à jour le profil, les horaires et les services

A. Restaurant

  1. Ouvrir Restaurant dans la section paramètres.
  2. Mettre à jour le Nom affiché, l'Adresse, le Numéro de téléphone et le Fuseau horaire.
  3. Contrôler la Durée d'une réservation, le Délai limite d'annulation et le statut Restaurant actif.
  4. Cliquer sur Enregistrer.

B. Horaires d'ouverture

  1. Ouvrir Horaires d'ouverture.
  2. Vérifier jour par jour l'état Ouvert ou Fermé.
  3. Cliquer sur Modifier pour ajuster les plages du jour.
  4. Cliquer sur Fermer le jour si le restaurant n'accepte pas de réservations ce jour-là.

C. Services

  1. Ouvrir Services.
  2. Vous devriez voir la liste des services avec leurs heures de Début et de Fin.
  3. Cliquer sur Ajouter un service pour créer un nouveau créneau.
  4. Utiliser Modifier pour ajuster un service existant.
  5. Utiliser Supprimer uniquement si le service n'a plus lieu d'être.
11. Base de connaissance

Maintenir les réponses de l'assistant vocal

Étapes

  1. Ouvrir Base de connaissance dans la sidebar.
  2. Parcourir les entrées existantes.
  3. Cliquer sur Ajouter une question si une réponse manque.
  4. Renseigner avec précision le couple Question / Réponse.
  5. Supprimer les entrées obsolètes si nécessaire.
  6. Cliquer sur Enregistrer.
  7. Contrôler le Statut de synchronisation Vapi pour confirmer la mise à jour.

Vous devriez voir

  • Une liste d'entrées Question / Réponse.
  • Le bouton Ajouter une question.
  • Le bouton Enregistrer.
  • Le bloc Statut de synchronisation Vapi indiquant si les données sont à jour.
12. Équipe

Inviter, gérer les rôles et couper les accès

1. Inviter un membre

  1. Ouvrir Utilisateurs dans la sidebar.
  2. Cliquer sur Inviter un membre.
  3. Renseigner l'Email.
  4. Choisir le Rôle : employé ou manager.
  5. Renseigner si besoin le Prénom et le Nom.
  6. Si le compte n'existe pas encore, vérifier le mot de passe temporaire, le régénérer ou le copier.
  7. Valider avec le bouton d'invitation du panneau.

2. Changer le rôle d'un membre

  1. Repérer l'utilisateur dans la liste.
  2. Utiliser le sélecteur Rôle sur sa carte.
  3. Choisir le nouveau rôle.
  4. Cliquer sur Enregistrer le rôle.

3. Désactiver un accès

  1. Depuis la carte de l'utilisateur, cliquer sur Désactiver.
  2. Vous devriez voir une demande de confirmation s'afficher.
  3. Cliquer sur Confirmer pour couper l'accès.

L'interface bloque certaines opérations sensibles sur votre propre session active.

13. Checklist quotidienne

Séquence recommandée pour chaque service

Avant ouverture du service

  1. Vérifier le Dashboard.
  2. Contrôler le Planning.
  3. Ouvrir la Liste d'attente pour traiter les rappels urgents.
  4. Vérifier les Communications si des messages sont en échec.

Pendant le service

  1. Travailler depuis Réservations pour marquer les arrivées et les no-shows.
  2. Ouvrir la fiche d'un client depuis Clients si un contexte particulier est utile.
  3. Créer un bloc dans le planning si une table devient temporairement indisponible.

Mise en place initiale

  1. Terminer l'Onboarding.
  2. Fiabiliser les réglages via Restaurant, Horaires d'ouverture, Services et Tables.
  3. Alimenter la Base de connaissance si l'assistant vocal doit répondre à des questions fréquentes.

Gestion d'équipe

  1. Créer l'accès de chaque membre depuis Utilisateurs.
  2. Ne donner le rôle manager qu'aux personnes autorisées à agir sur les réglages sensibles.
  3. Désactiver immédiatement un compte en cas de départ.
Pour toute question sur l'interface, retrouvez les libellés exacts dans la sidebar de Nava. Si un nom de bouton ou d'écran change, référez-vous directement à l'outil — il fait toujours référence.